Вопрос по расходам на продукты питания для работников

[Vik]

Добрый день!
Ситуация в нашей компании следующая - каждую неделю в офис приобретается еда для сотрудников - колбаса, хлеб, сыр, чай, кофе и сладости к чаю, на сумму примерно 10 000 руб. Т.е. в месяц выходит примерно 30-40 тыс. рублей расходов. В настоящее время это делается из личных средств директора, однако он хочет сделать это официальным - переводить на корпоративную карту, закупаться в крупном супермаркете и отчитываться чеком.
Можем ли мы ему выдавать денежные средства под отчет на покупку продуктов в офис? Должны ли мы облагать эту сумму расходов НДФЛ и страховыми взносами? Как ее тогда "делить" между сотрудниками, т.к. у нас есть люди, вообще не питающиеся на кухне - каждый сам по желанию может туда пойти и сделать себе бутерброд, например, или взять печенье и чай.
Подскажите, как это оформить правильно?

[Катичка]

"Затраты на организацию для работников бесплатного питания по типу «шведского стола» можно учесть в расходах при налогообложении прибыли, если предоставление такого питания прописано в трудовом или коллективном договоре. При этом объекта налогообложения НДС при передаче продуктов питания сотрудникам не возникает. Об этом проинформировал Минфин России в письме от 06.03.15 № 03-07-11/12142."

Почитайте подробно это письмо.

[Vik]

Здравствуйте, как я понимаю - ситуация спорная. Так как у нас типа "шведского стола", мы можем не платить НДФЛ и взносы, но в этом случае нам придется "доказывать" это налоговикам, вероятно в судебном порядке.
Нам это не нужно, мы готовы платить все взносы и налоги (что поделаешь, таково решение директора), распределяя сумму пропорционально отработанному времени. Получается, в отчетах ПФР и справке 2-НДФЛ мы будем указывать эти суммы как начисленную заработную плату? Но при этом в расходы на оплату труда это не попадет, верно?(т.к. у нас про питание нет информации в трудовом договоре, просто будем делать приказ).

[pasha85]

Доброго дня. Нет, эти доходы будут отражаться, как "оплата труда в натуральной форме" (код дохода 2530) или "иные доходы" (4800).

[Катичка]

Здравствуйте, как я понимаю - ситуация спорная. Так как у нас типа "шведского стола", мы можем не платить НДФЛ и взносы, но в этом случае нам придется "доказывать" это налоговикам, вероятно в судебном порядке.
Нам это не нужно, мы готовы платить все взносы и налоги (что поделаешь, таково решение директора), распределяя сумму пропорционально отработанному времени. Получается, в отчетах ПФР и справке 2-НДФЛ мы будем указывать эти суммы как начисленную заработную плату? Но при этом в расходы на оплату труда это не попадет, верно?(т.к. у нас про питание нет информации в трудовом договоре, просто будем делать приказ).

В таком случае, придется разрабатывать методику распределения расходов "шведского стола" на каждого работника. Можно пропроционально отработанному времени.
Например, определять по формуле

РП/ОФРВ*ОРВ

РП - расходы на питание
ОФРВ -общий фонд рабочего времени всех работников, питающихся на кухне.
ОРВ - отработанное рабочее время одного работника

Полученный результат будет доходом в натуральной форме, с которой придется удерживать НДФЛ из заработной платы работников. Возникает вопрос: согласны ли они на такие удержания. Поэтому нужно обязательно составить допсоглашения к трудовым договорам.

[Vik]

Это же получается "в ущерб" работникам... Как же сделать так, чтобы "и волки были сыты и овцы целы"? А если мы эти расходы не будем принимать в расходы УСН, просто будем списывать - не важно?

[Vik]

А если сделать, например, приказ на питание определенных людей (например, двух директоров и главного бухгалтера) - и оформлять все продукты на них? В принципе, организация же может производить оплату труда в натуральной форме только определенным людям? Просто в компании 30 человек, распределять между ними всеми - слишком трудоемко.
Будем у этих троих удерживать НДФЛ (но чтобы никто не терял в зарплате - компенсировать премией (сумма НДФЛ по еде / 87%).Просто нам важно, чтобы никто из работников ничего не потерял.

[Катичка]

Вам самим нужно определиться с позицией и быть готовыми отстаивать её, тем более, что основания в законодательстве и сложившаяся судебная практика есть.

[Катичка]

"А если мы эти расходы не будем принимать в расходы УСН, просто будем списывать - не важно?"

Для расчета НДФЛ и страховых взносов это не важно.

[Vik]

Хорошо, спасибо большое за помощь!